Inbox Zero tunnissa – tehokas vinkki sähköpostien hallintaan
Mikäli olet päätynyt tähän artikkeliin, oletan että nyökkäät tai naurat jos sanon:
Sähköpostilaatikossasi on 1 000 – 10 000 lukemattomia viestejä ja sähköpostin hallinta on suoraan sanoen ihan p*rs**stä.
Mutta tarviiko sen olla? Entä jos sähköpostinhallinta olisikin lähes taivaallista?
Itse asiassa olen löytänyt tavan joka on tehnyt omasta sähköpostinkäytöstä paljon mieluisaampaa ja olen ensimmäistä kertaa elämässäni päässyt niin sanottuun Inbox Zero, eli tyhjään sähköpostilaatikkoon. Parissa tunnissa. Pysyvästi.
Tässä artikkelissa käyn läpi kuinka helppoa se on, ja miten voit tehdä sen itse.
Inbox Zero – Johdanto
Palautuessani uupumuksesta päätin tehostaa rutiineja jotka aiheuttivat minulle stressiä. Yksi niistä oli kokoaikainen sähköpostien saapuminen ja niiden “skannaus”. Inboxi joka täyttyi päivä päivältä vaikka kuinka yritin olla ajan tasalla. Viime kesänä löysin Sanebox-nimisen softan joka välittömästi laski stressitasojani ja organisoi sähköpostini siten että en ikinä enää halua palata normaaliin sähköpostin käsittelyyn, inbox zero jäi pysyväksi.
Sanottakoon myös selvyyden vuoksi että vaikka tässä mainostan kaupallista tuotetta minulle ei makseta siitä, päinvastoin, olen itse maksava asiakas. Kuten aina, olen sitä mieltä että hyviä tuotteita pitää mainostaa ja huonoja dissata (asiallisesti ja rakentavasti). Jokaisen yrityksen takana on kuitenkin ihmisiä jotka toivon mukaan tekevät parhaansa, vaikka siltä ei aina tunnu.
Mikä on Sanebox ja mitä se tekee?
Sanebox on ohjelma jonka tarkoitus on kunnostaa, putsata ja uudelleenjärjestää koko sähköpostisi, siten että pääset inbox zero pysyvästi (Vaikka tämä kuulostaa ehkä pelottavalta, ei se ole, eikä mitään radikaalia kuitenkaan tapahdu. Kerron tästä vielä lisää). Sanebox käyttää tekoälyä uudelleenjärjestääkseen sähköpostisi siten että se oppii esimerkiksi ketkä lähettäjät ovat sinulle tärkeitä ja ketkä ei. Eli se poimii tärkeät sähköpostit inboxiin ja muut toisiin kansioihin.
Saneboxin yksi loistava ominaisuus on oma kansio sähköposteille jonka vastaanottajat eivät ole vastannut vielä. Myyntihommissa tämä on luonnollisesti erittäin kätevää. Saneboxin kautta voit myös esimerkiksi “snoozata” meilin huomiselle siten että sinulle tulee muistutus meilistä huomenna. Ei tarvitse muuta kuin “vetää” meili SaneTomorrow-kansioon jonka jälkeen ohjelma lähettää muistutuksen huomenna ja pistää kyseisen meilin inboxin ykkössijalle.
Mitä tapahtuu kun käytän Saneboxia ja pitääkö minun ladata joku softa?
Sanebox aloittaa työnsä analysoimalla sähköpostilaatikkosi. Tekoäly oppii ketkä ovat sinulle tärkeitä kontakteja.
Saneboxin käyttöä varten sinun EI tarvitse ladata mitään koneellesi. Prosessi alkaa siten että syötät sähköpostisi ja sähköpostisi salasanan Saneboxiin verkossa, jonka jälkeen ohjelma aloittaa analysointiprosessin (joka voi kestää jonkin aikaa riippuen kuinka paljon sähköpostia sinulla on laatikossa). Analysointiprosessi tutkii kenen kanssa kommunikoit paljon ja kenen kanssa et. Ohjelma arvioi ketkä kontakteistasi on sinulle tärkeitä ja ketkä ovat vähemmän tärkeitä.
Sanebox luo sinulle uusia kansioita automaattisesti johon se siirtää sen mielestä sopivat sähköpostit. Yksi tärkeä kansio on SaneLater jonne kaikki mitkä eivät ole yhtä tärkeitä kuin itse Inboxin meilit siirtyy. Mikäli huomaat että SaneLater-kansiossa onkin tärkeä meili, voit joko vetää sen inboxiin tai klikkaa Move to Inbox. Sanebox oppii välittömästi että kyseisen lähettäjän meilit ovatkin tärkeitä ja laittaa kaikki tulevat lähettäjän meilit inboxiin.
Miten Saneboxin kansiot toimii ja miten hyödyn niistä?
Saneboxin kansiot ilmestyy myös kaikkiin paikkoihin jossa käytät sähköpostia.
Sanebox luo sinulle valmiiksi kansiota eri käyttöön. Default-kansiot ovat niin sanottuja “Trainable Folders” eli tekoäly oppii minne meilien pitää mennä jos siirrät ne vetämällä toiseen paikkaan. Inboxin suhteen voit valita kolmesta eri vaihtoehdosta. Minimal interruption, Allow Strangers tai Everything stays until I train it. Minimal interruption laittaa sun inboxiin ainoastaan ne meilit jotka se kokee oikeasti tärkeinä. Itse käytän Allow Strangers-vaihtoehtoa, ja mikäli sinne tulee väärä siirrän sen vaan SaneLater-kansioon jonka jälkeen Sanebox tajuaa ettei olekaan tärkeä.
Voit valita kuinka kriittisesti Sanebox analysoi sinulle tärkeät meilit
SaneNews on myös todella hyödyllinen kansio. Sinne siirtyy kaikki uutiskirjeet automaattisesti sen sijaan että häiritsee mun inboxia. Voin myös sanoa Saneboxille että poistaa kaikki uutiskirjeet kansiosta joka toinen viikko tai kuukausi tms. Tällöin boxi pysyy puhtaana. Itse koin ainakin suuren helpotuksen kun sain uutiskirjeet omaan paikkaan näppärästi.
SaneNews kansio kokoaa uutiskirjeeni fiksusti yhteen paikkaan
SaneCC luo oman boksin meileihin jossa olet CC:nä ja siis oletettavasti ainoastaan FYI syistä. Näitä on turha laittaa inboxiin joten tämäkin on loistava lisäys Saneboxilta. Naurattaa kun mietin mitä tuonne CC boxiin tulisi, varsinkin isommassa korporaatiossa. Varmasti kuhisisi passiivi-aggressiivistä riitelyä kahden työntekijän välillä jotka haluavat pitää sut CC:nä “todistajana” kumpi on oikeasti oikeassa.
SaneBlackHole
Sitten tulemme mielenkiintoiseen boxiin SaneBlackHole, jota itse rakastan. Jos sinuakin ärsyttää esimerkiksi yritykset jotka pommittaa meiliä mutta et jaksa unsubscribaa kaikista, vedä ne SaneBlackHoleen. Tämä musta aukko syö sun kaikki spam-meilit tai ärsyttävät uutiskirjeet jotka tulevat aivan liian usein (esim Hotels.com) avaamatta niitä.
Kun seuraava meili vastaanottajalta tulee, SaneBlackHole pitää huolta ettei se päädy mihinkään sun kansiohin vaan suoraan mustaan aukkoon. SaneBlackHolen alkuperäinen tarkoitus on ymmärtääkseni estää ihmisen tunnistusta. Jotkut yritykset lähettävät paljon meiliä ja mikäli avaat meilin tai unsubscribetat välität viestin yritykselle että tässä sähköpostiosoitteessa onkin joku oikea ihminen.
SaneBlackHole pitää huolta ettei meili avaudu vaan päätyy roskiin. Itse ärsyttää yksi pahimmista spammaajista Hotels.com joka painaa 3-4 sähköpostia viikossa. Jos käyt unsubscribettaa meilit loppuu. Mutta heti kun varaat hotlan taas, rumba alkaa. Olen ottanut yhteyttä heidän asiakaspalveluun asian suhteen mutta he eivät pysty tehdä asialle mitään, joten syyttäkööt sit itseään kun kaikki heidän meilit menee suoraan roskiin. Kaikki firmat jotka pakottavat sähköpostilistoille voisivat ystävällisesti lopettaa.
SaneBox Power Tools
Power Toolsiin kuuluu muun muassa loistava SaneNoReplies jossa näkyy meilit johon vastaanottaja ei ole vastannut
Saneboxin verkon ohjausnäkymässä pystyt helposti aktivoimaan tai deaktivoimaan sähköpostikansioita. SaneBoxin niin sanotut Power Toolsit ovat neljä. Ensimmäinen SaneDoNotDisturb on vähän sama kuin puhelimen. Inboxiin ei tulee enää meilejä kunnes deaktivoit kansion. Tämä voi olla hyvä heille joilla on ilmoitukset meileistä päällä ja haluavat työrauhaa. DoNotDisturb pitää huolen että saat työskennellä rauhassa. Itse olen poistanut kaikki ilmoitukset koneelta koska ne häiritsee työntekoa.
SaneArchive on tietysti arkistointi vanhoille sähköposteille. Tämänkin SaneBox hoitaa sinulle automaattisesti ensimmäisen analyysin aikana. Sääntö on aina että inboxiin ei jää mitään niin sanotusti “roikkumaan”. Tiedän monia jotka käyttävät inboxia “muistutuksena” mutta Sanebox pitää huolta ettei tarvitse. Ja täten inbox zero saavuttaminen helpompaa.
SaneNoReplies on myyntimiehelle aivan uskomaton työkalu. Meilit johon ei olla vastattu siirtyy tähän kansioon.
SaneNoReplies on yksi kovimmista ominaisuuksista tässä ohjelmassa. Kuinka upeaa on että kaikki lähetetyt sähköpostit johon ei olla vastattu päätyy omaan kansioon. Myyntityössä juuri follow-upit ovat ehkä suurin haaste. Ei enää. Itse rakastan tätä ominaisuutta. Ehkä sinäkin vielä jonain päivänä.
Snooze Folders
Snooze folders on superhelppo tapa siirtää muistutus ja meili esimerkiksi huomiselle tai ensi viikolle
Asiantuntijat hokee aina että jos luet sähköpostin, siihen on reagoitava jollain tavalla, muuten se jää roikkumaan sun alitajuntaan samalla tavalla kuin ärsyttävä biisi. Tiesitkö muuten että yksi syy minkä takia biisit jää roikkumaan on aivojen tarve käsitellä asiat loppuun. Aivot haluaa niin sanotun “closuren” aloitettuihin asioihin joten mikäli et kuuntele biisiä loppuun se saattaa jää pyörimään sun päähän. Paras tapa on yksinkertaisesti kuunnella biisi loppuun. Samalla tavalla reagoimatta sähköpostiin, se jää stressaamaan sinua vaikka et sitä välttämättä tunnista.
Snooze Foldersit ovat aivan mahtava tapa käsitellä sähköposteja. Avaan meilin, hmm mielenkiintoista mutta en pysty vielä tänään tekemään päätöstä, vedän sähköpostin esimerkiksi SaneTomorrow-kansioon ja hupsista sinne meni. Huomenna sähköposti on takaisin inboxissa ykkössijalla. Voit snoozauksen lisäksi asettaa Auto-reply vastauksen. Eli kun siirrät meilin SaneTomorrow-kansioon, Sanebox lähettää viestin vastaanottajalle (jonka sinä olet jo etukäteen kirjoittanut) että palaat asiaan huomenna. Voit asettaa snoozen ensi viikolle, huomiselle, ensi maanantaille tms.
SaneReminders
Voit forwardaa meilin lähettämällä sen haluttuun päivämäärään ja aikaan, jolloin meili ilmestyy inboxiin haluttuna ajankohtana
SaneReminders on hyvä tapa snoozata tai muistuttaa itseäsi mitä edellisessä palaverissa sovittiin, ennen seuraavaa palaveria. Jos olet esimerkiksi sopinut palaverin lokakuun ensimmäiselle päivälle kello 11.00 asiakkaan kanssa ja te olette käyneet sähköpostikeskustelua kevään aikana, suosittelen käyttämään SaneRemindersia. Menet sähköpostikeskusteluun, ja forwardoit meilin osoitteeseen 10am.oct.1@sanebox.com ja meili ilmestyy sähköpostiisi tuntia ennen palaveria lokakuussa.
Synkkaamalla Saneboxin SaneRemindersit kalenterit kanssa luot tehokkaan muistutuspaketin
Voit myös synkata kalenterisi SaneReminderin kanssa jolloin kaikki lähettämät SaneReminder meilit löytyvät myös kalenteristasi. Kivaa, eiks vaan.
SaneAttachments
Sanebox hoitaa liitteet suoraan omaan Dropbox-kansioon
Tämä ominaisuus löytyy mielestäni myös jostain muista ohjelmista. Ehkä juuri sen takia että se on erittäin fiksu. Saneboxin ohjausnäkymässä voit määrittää kuinka isot liitteet haluat automaattisesti lataa esimerkiksi omaan Dropbox-kansioon. Näin säästät serveritilaa sähköpostilaatikossasi. Sanebox siirtää liitteet suoraan haluamaasi paikkaan ja sähköposti pysyy puhtaana isoista liitteistä.
Custom Folders
Kaikki laskut ja kuitit päätyy nykyään suoraan omaan Bills&Receipt-kansioon
Olen itse aika kypsä kuittirumbaan ja niiden etsimiseen, varsinkin kun niitä tulee niin helkkarin monesta paikasta. Loin oman Bills&Receipts-kansion johon parin opettelukierroksen jälkeen nyt automaattisesti laskuni ja kuittini päätyy. Sitten kun on aika tehdä kululaskut avaan Bills&Receipts-kansion ja VOILA. Liitteet ovat jo dropboxissa ja muut laskut täällä. Helppoa kuin heinänteko.
Mitä Sanebox maksaa?
Ehkä olen itse jäävi asian suhteen mutta maksan mielelläni hyvistä digitaalisista palveluista. Koska olen perustanut useita tech-startuppeja tiedän kuinka paljon aikaa ja rahaa hyvän palvelun rakentamiseen menee, tuen myös näitä mielelläni. Samaan aikaa kun ihmiset arpovat mikäli kannattaa maksaa 0,99 EUR jostain potentiaalisesti hyödyllisestä appsista he ostavat silmiä räpäyttämättä viiden euron latten tai tilaavat 20 shottia baarissa kavereille kello 03.25. 
Anyway, Saneboxilla on kolme eri pakettia, Snack, Lunch ja Dinner. Pakettien ero on lähinnä sähköpostilaatikoiden määrä, reminderien ja liitteiden määrä. Itse minulla on Lunch-paketti johon kuuluu kaksi sähköpostilaatikkoa ja 250 liitettä ja reminderia. Lunch-paketti maksaa 99 USD/vuosi.
Koska olen itse maksava asiakas ja Saneboxin tyypit ovat fiksuja, he käyttävät growth hackina referral-ohjelmaa. Käyttämällä alla olevaa koodia rekisteröitymiseen, saat 30-päivän ilmaisen tutustumispaketin plus 5 EUR alennuksen tilauksesta. Ja minä saan alennusta ensi vuoden maksusta.
Jos siis haluat testata Saneboxia klikkaa tätä linkkiä: https://sanebox.com/t/fglk119m65
Tiedän ettei Sanebox ole ainoa tuote markkinoilla ja että Saneboxin käyttämiä ominaisuuksia varmasti löytyy myös muista tuotteista. Itse tutkiskelin kesällä erilaisia softia ja Sanebox oli tuote johon päädyin. Mikäli haluat vielä tutkia vaihtoehtoisia sähköpostin hallintaan liittyviä tuotteita, käy tsekkaamassa tämä sivu joka esittää 11 vaihtoehtoista työkalua. Olen nyt käyttänyt Saneboxia noin 1,5 vuotta enkä tule ikinä palaamaan normaaliin sähköpostin käyttöön. Inboxini on aina tyhjä, uutiskirjeet ja laskut omissa kansioissa ja stressitasot ovat laskeneet. Olen elävä esimerkki siitä, että inbox zero, eli tyhjä sähköpostilaatikko on mahdollista.
Mikäli päätät ottaa Saneboxin käyttöön, kerro minulle kokemuksesi Licence to Failin Instagramissa tai LinkedInissä. Jos haluat päivityksiä tulevista artikkeleista, liity sähköpostilistaan tästä alta. En spämmää.
LUE MYÖS:
