Tiedostot järjestykseen automaattisesti

Onko sinunkin “Downloads”-kansio pullollaan sekavia tiedostoja kenties mistä? Desktopin taustakuva omasta koirasta tai lapsesta tiedostojen peitossa?

Jos on, olet lukemassa oikeaa artikkelia!

Tiedostojen hallitseminen ja organisointi on suoraan sanoen yhtä helvettiä. Mutta ei sen onneksi tarvitse olla.

Noodlesoftin koodarit ovat jo vuosia sitten keksineet tavan automatisoida hommat, Hazel nimisen softan avulla.

Tässä artikkelissä kerron enemmän Hazelistä ja miten sitä itse käytän.

Mikä on Hazel ja miten se toimii?

Hazel on ohjelma joka automaattisesti organisoi tiedostosi juuri miten itse haluat. Kerro Hazelille haluamasi sorttaustapa, ja Hazel hoitaa sen. Voit pyytää Hazelin siirtämään vaikka kaikki laskut jotka ovat tulleet viime viikolla omaan kansioon, hakea dokumentista eräpäivä ja lisätä se tiedoston nimeen. Sekä muita sairaan makeita juttuja.

NOTA BENE! Hazel on saatavilla ainoastaan Macille.

Hazel operoi pyytämälläsi tavalla ja tekee tiedostolle mitä haluat sen tekevän. Itse sääntöjen tekeminen voi vaatia, mutta ei välttämättä, pari tuntia treeniä. Hazel on tehty yllättävän helpoksi ihmisille jolla ei ole mitään koodaustaustaa, kuten minulla.

Aloitetaan esimerkillä kuville ja videoille.

Kuvien ja videoiden organisointi

Teen itse paljon presiksiä puhekeikoille sekä kuvaan videoita. Yleensä ne päätyy “Downloads”-kansioon. Ennen Hazelia tiedostot jäivät roikkumaan sinne, kunnes keräsin voimia ja hoidin hommat kun en enää jaksanut katsella epäjärjestystä.

Nyt Hazelin avulla voin lataa kaikki videot ja kuvat Downloads-kansioon, jonka jälkeen Hazel vie ne haluttuihin paikkoihin automaattisesti.

Esimerkki kuvat ja videot

Ensiksi päätän mihin kansioon haluan säännön pätevän, tässä tapauksessa Downloads. Sen jälkeen klikkaan plussaa ja aloitan säännön tekemisen, eli haluan että Hazel vie kaikki tiedostot jotka ovat kuvia suoraan mun Dropboxiin mikäli ne on ollut Downloads-kansiossa enemmän kuin kaksi tuntia.

 

Valitsen“Kind is Image” ja sen jälkeen kuinka pitkän ajan jälkeen Hazel tekee siirron, tässä tapauksessa kaksi tuntia. Ja viimeisenä kerron sille minne haluan sen siirtävän kuvat. Kolme aika helppoa sääntöä ja hoplaa, kaikki kuvat siirtyvät Dropboxiin kahden tunnin päästä. Samaa pätee kuviin, vaihdan ainoastaan Kind is Imagen Kind is Movie. Check.

Tottakai voit tehdä tästä vielä monimutkaisempaa jos haluat, esimerkiksi merkitsemällä kaikki kuvat sinisellä labelilla tai uudella nimellä, tai että Hazel heittää roskiin kuvat jotka ovat enemmän kuin vuoden vanhoja. Tai mitä sitten haluatkaan.

Laskut

Halusin että Hazel hoitaa mun laskut omiin kansiohin. Niin kauan kuin Hazel osaa tunnistaa tekstin laskusta, voit pyytää sen tunnistaa lähes minkä tahansa osan laskusta joka tekee siitä uniikin, ja sen perusteella viedä se haluttuun paikkaan. PDF:ät on yleensä luettavia, jopa skannatut (jos siinä on OCR, eli optical character recognition). Yksi kätevä mobiiliskanneri on Scanner Pro, jota käytän itse.

Elisan puhelinlaskuille halusin tehdä tämän siten että eräpäivä ja viitenumero lukisi nimessä, jotta voisin maksaa internetpankissa avaamatta laskua. Koska käytän Sanebox-ohjelmaa (loistava sähköpostinhallinta-ohjelma joka hoitaa sinulle Inbox Zeron lähes välittömästi), sähköpostini liitteet päätyvät suoraan SaneAttachment-kansioon. Eli pyydän Hazelia tarkistamaan koko SaneAttachments ja viedä sieltä laskut omaan “Bills”-kansiooni.

Esimerkki laskuille

Yllä video miltä näyttää kun Hazel hoitaa laskuni. Lataan esimerkkivideossa manuaalisti laskun SaneAttachments kansioon jotta näette kuinka nopeasti hommat toimii. Hazelin sääntöjä voi myös ladata netistä.

Avaan kuitenkin hieman tuota laskujuttua koska se ei ole ihan itsestäänselvä aluksi. On hyvä oppia itse tekemään Hazelille eri komentoja. Ensimmäinen komentoni on tunnistaa laskusta viitenumero joten käytän “Contents” – “Contain match” – “Viitenumero”. Jotta Hazel tunnistaisi viitenumeron voin pyytää sen etsimään samanlaista muotoa kuin se on. Ja Elisan laskussa viitenumeron muoto on XX XXXXX XXXXX, eli kaksi numeroa, väli, viisi numeroa, väli, viisi numeroa.

Pyydän Hazelia etsimään 1st Occurrence, eli koska tällainen muoto ilmestyy ensimmäisen kerran ylhäältä päin haettuna. Toiseksi kriteeriksi laitan vielä sanan Elisa, jotta Hazel ei hakisi vastaavaa viitenumeroa muista laskuista vaan ainoastaan Elisan. Viimeisenä kriteerinä pyydän Hazelin etsimään eräpäivää. Koska Elisan laskussa eräpäivä on ensimmäinen päivämäärä pyydän Hazelin etsimään päivämäärää muodossa DD.MM.YYYY. Kun kriteerit ovat syötetty pystyt vielä tarkistamaan mikäli sääntösi toimii käyttämällä Preview-toimintoa. Jos Hazel näyttää vihreää, hoplaa.

Bills-kansioon ilmestyy välittömästi Elisan lasku viitenumerolla ja eräpäivällä.

Myös Finnairin lentoliput hoidan samalla logiikalla mutta itse sääntö on paljon helpompi. Koska kaikissa Finnairin lipuissa/kuiteissa lukee “Electronic Ticket Receipt”, pyydän Hazelia tunnistamaan sanat ja sen jälkeen lisäämään päivämäärään. Hazel hoitaa myös roskikseni tyhjentämällä sen automaattisesti sääntöjeni mukaan.

Hazelissa on monta muutakin hyvää ominaisuutta kuten ladattujen ohjelmien “Install” tiedostojen poistaminen. Jos poistat sovelluksen koneeltasi, Hazel pitää huolta että kaikki ohjelman aputiedostot poistuu myös, niin sanottu App Sweep.

Mitä Hazel maksaa ja onko se rahan arvoinen?

Koska olen itse perustanut softa-yrityksiä maksan mielellään yrityksille jotka tekevät hyviä tuotteita. Tiedän kuinka paljon kovaa duunia toimivat tuotteet vaativat. Hazel maksaa 32 EUR ja se on joka pennin arvoinen ohjelma. Mahdollisuudet ovat lähes rajattomat vaikka se vaatiikiin hieman opettelua alkuvaiheessa. Siihen löytyy kuitenkin massiiviinen resurssikirjasto ja Asian Efficiencyn tekemä opas sekä tämä MacAutomation opas. Googlaamalla Hazel löydät vaikka kuinka paljon makeita juttuja, Youtubesta esimerkiksi tämä käyttöönotto-opas.

Omasta puolestani en voi enää ikinä siirtyä takaisin normaaliin toimintatapaan, koska kaikki organisoituu jo minulla automaattisesti. Ajansäästö on silkkaa matematiikka. Kuinka paljon arvostat aikaasi? Tämä 32 EUR säästää minulta kaiken putsaamisen, poistamisen, sorttaamisen, stressin täydestä desktopista ja nimeääkin jopa tiedostot oikein. 32 eurolla saat esimerkiksi 2-3 joogatuntia mutta niiden tuoma stressitön olo kestää vaan sen päivän, Hazelin 32 EUR sijoitus luo pysyvän stressittömän tilan. Ja se on parempi kuin tilapäiset helpotukset. Hazelilla ei ole valitettavasti referral-ohjelmaa mutta kuitenkin jonkin sortin Free Trial jos haluaa kokeilla. Eli käy tsekkaamassa Hazelin sivut.