Tämä artikkeli jatkaa juttusarjaa Tekes-rahoitus 101, jossa käyn läpi kuinka navigoida Tekes-viidakon läpi, jonka toisella puolella odottaa maine ja (valtion) mammona. Juttusarjan muut osat: Osa 1, Osa 2, Osa 3
Kun olet tehnyt Business Finland-hakemuksen on aika ryhtyä hommiin. Koska kuluja voi jo laskea projektiin lähettämispäivämäärästä lähtien on hyvä pistää hommat strukturoidusti eteenpäin jotta itse raportointi on ”smooth as silk” kun sen päivä tulee.
Riippuen projektista tarvitset erilaisia työkaluja muun muassa työaikaseurantaan.
Olen Business Finland mallien pohjalta rakentanut omia Exceleitä jotka helpottaa ja nopeuttaa raportointia. Alla lista työkaluista ja taustatietoa.
Työaikaseuranta
Lähes kaikki projektit vaativat työaikaseurannan mutta se ei silti ole osa toimitettavaa materiaalia itse raportointiin. Yleensä ainoastaan tilintarkastaja vaatii tämän, mutta Business Finland voi halutessaan pyytää seurantaa, joten nämä on hyvä pitää ajan tasalla.
Työaikaseuranta-exceli on suunniteltu siten että vastaavan henkilön tarvitsee ainoastaan lisätä työntekijän nimi E8-soluun, yrityksen nimi ja projektitunniste (jotta itse tiedätte mihin projektiin liittyy).
Excelistä löytyy joka kuukaudelle oma taulukko joten teidän ei tarvitse luoda uusia joka kuukaudelle.
Solu A11 ja alaspäin käyttää ”Workday”-kaavaa joka automaattisesti käyttää ainoastaan työpäiviä ja poistaa viikonloput.
Solu C11 ja alaspäin täytätte tehdyt tunnit ja E11 ja alaspäin mitä työntekijä on tehnyt.
Dokumentin tulostussasetukset ovat hoidettu siten että painatte CMD+P (Mac) jolloin printterit sylkäisee lattialle yhden nätin, lämpimän sivun. Tämän jälkeen voitte allekirjoittaa dokkarin ja iskeä vaikkapa kansioon. Työajanseuranta on projektin kannalta erittäin tärkeää ja pitää hoitaa vähintään kerran kuukaudessa. Suosittelen että skannaatte allekirjoittamisen jälkeen vaikka Dropboxiin tai kansioon jossa säilyvät 10 vuoden tarkistusajan.
Tulostettava dokumentti näyttää tältä.
Ladattava dokkari löytyy tästä: Tuntitilitys
Palkkaerittely
Palkkaerittely, eli Y4-lomake liitetään jokaiseen tilitykseen jossa tilitetään palkkoja. Nykyään Business Finlandilla löytyy jo Excel kolmella kielellä tästä: palkkaerittely_y4
Kuvasta näet miltä lomake näyttää täytettynä. Huomatkaa myös että toimitusjohtajan kuluja ei voida täyttää 100% käytetyistä tunneista koska toimari käyttää oletetusti aikaa muuhunkin kuin projektiin. Olen itse käyttänyt 80% tuntitilityksessä (käytän myös tilintarkastajan suosituksesta 50% aktivoiduista työtunneista tilinpäätöksessä). Kehittäjien kannalta tunnit voi allokoida 100%:esti mikäli he käyttävät aikansa ainoastaan kyseiseen projektiin.
Tunnit lomakkeeseen haet tietysti tuntitilitys-excelistä.
Budjetti vs Realisoituneet kulut
Itse tykkään pitää todella tarkkaa seurantaa projektin aikana miten kulut jakautuvat eri tileihin. Yleistä on että ulkopuoliset palvelut versus rahapalkat vaihtelevat (joskus ehkä pitää ulkoistaa osa jotain haastavaa osa-aluetta joka ei sillä hetkellä löydy talon sisältä) jolloin ulkopuoliset palvelut saattaa mennä yli budjetin ja rahapalkat alle budjetin. Tästä on hyvä välittömästi laittaa Business Finlandille viestiä jotta he voivat tehdä korjauksen budjettiin tai yksinkertaisesti olla tietoinen asiasta. Tällaiset säädöt eivät ole heille ongelmaa vaan näitä tapahtuu luonnollisesti koko ajan kaikissa yrityksissä.
Jossain tapauksissa jatkuva Budjetti vs Realisoidut-seuranta voi hahmottaa missä ollaan kokonaisbudjetin suhteen. Kuten kuvassa näkyy rahapalkat, henkilösivukustannukset ja yleiskustannukset ovat 95% budjetista mutta matkakustannukset ovatkin 160% ja ostetut palvelut 132%. Kokonaisbudjetti on tässä tapauksessa budjetin mukainen vaikka palkat ovat alle. Mikäli Business Finlandille on ajoissa ilmoitettu ja he ovat hyväksyneet kyseisen erotuksen, projektista voi jättää loppuraportin. Yllä olevan mallin löydät tästä: Tekes T&K laskelma
Eli muista koko ajan seurata ja ennustaa minne projekti on menossa.
Projektin loppuvaihe
Kun lähestyt projektin taloudellista loppuvaihetta, eli ei välttämättä sovittua projektiaikataulua (joskus projektit toteutuu nopeammin) on hyvä, varsinkin jos haluaa maksimoida joka ikisen pennin (suosittelen), järjestää asiat siten että saa kaiken irti rahoituksesta.
Esimerkki – rahat loppumassa ennen projektin kokonaisbudjetin käyttämistä
Joskus raha ei välttämättä riitä kattaa koko projektin kokonaisbudjettia. Silloin firmalle jää kaksi vaihtoehtoa. Joko jättää hakemus sisään pienempänä projektina tai hankkia rahoitusta siten että kokonaisbudjetin saa käytettyä.
Mitä väliä eri toimintatavoilla on? Toisella saa ”ilmaista” aikaa, eli kiitorataa, ja toisella ei. Koska aika on start-upin ainoa resurssi sitä kannattaa ottaa jos sitä on tarjolla.
Tyhmä tapa
Oletetaan että projektin kokonaisbudjetti on 100 000 ja olet 31.1.2019 käyttänyt siitä 80 000. Jäljellä oleva budjetti on esimerkiksi palkka.
Mikäli jätät loppuraportin ja oletetaan että maksatus tapahtuu välittömästi sinulla on 1.2.2019 70% lainalla nyt 56 000 EUR tilillä.
Fiksu tapa
Oletetaan jälleen että projektin kokonaisbudjetti on 100 000 ja olet 31.1.2019 käyttänyt siitä 80 000. Sen sijaan että jätät loppuraportin alle budjetin lainaat sijoittajalta, käytät pankin luottolimittiä tai hankit jostain 20 000 jolla maksat palkkakulut seuraavaksi kuukaudeksi.
Pärjäät koko helmikuun lainalla ja jätät projektin loppuraportin 28.2.2019. Maksatus tapahtuu jälleen välittömästi ja tilille tulee 70% lainarahoituksella 70 000. Maksat 20 000 EUR velan pois.
1.3.2019 sinulla on 50 000 EUR tilillä.
Olet hankkinut yhden lisäkuukauden (helmikuu) ainoastaan 6 000 EUR:olla.
Mikäli kyseessä on ostetut palvelut tai mikä tahansa projektiin allokoitava kulu, näin kannattaa tehdä koska saat sen tehtyä 70% alennuksella.
Startuppaajat ympäri maailmaa nostavat hattua sun talousneroudelle 🙂
Moral of the story – älä jätä Business Finlandin projektin rahoitusta käyttämättä. Olet start-up, sinulla ei ole varaa turhaan, laiskaan, törsäämiseen.