Business Finland -rahoitus 101 – Osa 3: Näin täytät Tekes-hakemuksen

Tämä artikkeli jatkaa juttusarjaa Tekes-rahoitus 101, jossa käyn läpi kuinka navigoida Tekes-viidakon läpi, jonka toisella puolella odottaa maine ja (valtion) mammona. Juttusarjan muut osat: Osa 1 Osa 2, Osa 4

Rahoitushakemuksen tekeminen on nykyään suoraviivaista ja helppoa heidän verkkojärjestelmän kautta. Suurilta osin teksti syötetään suoraan verkkopalveluun. Ainoastaan projektisuunnitelmat tai muut vastaavat dokumentit pitää lisätä liitteenä.

Käydään läpi hakemus tässä.

Ennen kuin aloitat hakemuksen käy läpi checklist:

• Oletko tavannut jo Business Finlandin edustajat? Näin vältät väärän hakemuksen täyttämisen.
• Onko sinulla jo tilitoimisto tiedossa? Tilintarkastaja? Tarvitset loppuraporttiin tilintarkastajan lausunnon toteutetusta projektista.
• Rahoitus? Suurimpaan osaan hakemuksista tarvitset ulkopuolisen sijoittajan. Aloita ainakin sijoittajaneuvottelut viimeistään hakemuksen jättämisen jälkeen.
• Hakemuksen käsittely saattaa kestää 1-2 kuukautta. Voit kuitenkin jo hakemuspäivästä lähtien allokoida kuluja projektiin.

Perustiedot

Perustiedot-osiossa täytät kuka on henkilö joka on hakemuksen pääkäyttäjä, yhteyshenkilö ja vastuuhenkilö. Startupissa se on yleensä sama henkilö. Kustannustilitysten suhteen se voi myös olla sama henkilö, ja ehkä on jopa hyvä että on. Projektin vetäjä tietää yleensä parhaiten mistä laskut tulee ja mihin ne pitää tilittää, jaksottaa ja viedä. Omissa projekteissa käytin exceliä johon kirjasin mihin kategoriaan mikäkin lasku kuului jonka jälkeen tilitoimisto osasi siirtää se suoraan oikeaan paikkaan.

Pro-tip

Ennen projektin aloittamista on hyvä käydä tilitoimiston kanssa läpi ja luoda omat tilit projektille. Projekteja saattaa vuosien varrella olla monta ja mikäli tilejä ei luoda heti alusta lähtien on paljon vaikeampaa hahmottaa kuinka paljon eri projekteihin on mennyt rahaa. Koska poistot jossain tapauksissa puretaan rahoitusta vastaan taseessa on helpompaa tilitoimistolle (ja sinä säästät rahaa) tehdä työtänsä tällä strukturoidulla tavalla.

Esimerkki miltä näyttäisi tuloslaskelmassa (tai taseessa mikäli kulut aktivoidaan) iOS devaus kolmen Tuotekehitys-projektin päätyttyä:

Tuloslaskelmassa

4921 iOS Development T&K I 35 000
4922 iOS Development T&K II 26 500
4923 iOS Development T&K III 50 000

Tase (kahden vuoden jälkeen 3-vuoden SUMU-poistoilla)

1050 Muut pitkävaik. menot T&K 3v                                     35 000
10501 Muut pitkävaik. menot T&K 3v SUMU-poisto        -23 333
1051 Muut pitkävaik. menot T&K II 3v                                 26 500
10511 Muut pitkävaik. menot T&K II 3v SUMU-poisto    -17 667
1052 Muut pitkävaik. menot T&K III 3v                               50 000
10521 Muut pitkävaik. menot T&K III 3v SUMU-poisto  -33 333

Nykytila

Tässä osiossa on hyvä muistaa että less is more. Monessa tapauksessa tuo 2 000 merkin maksimimäärä hämää ja vie sisältöä enemmänkin pakkopullan kautta pituuteen eikä konkreettiseen hyvään sisältöön. Kerro mitä pitää äläkä ala turhaa selittelemään asioita joilla ei ole merkitysta saadaksesi pituutta. Hakemusta ei tarvitse tehdä edes Suomeksi vaan tuonne voi syöttää englanniksi kunhan vaan pysyy johdonmukaisena ja tekee kaikki englanniksi.

Omistusrakenteeseen voit periaatteessa kopioida oman cap tablen excelistä jotta näyttää hyvältä rivi riviltä eikä ole vaan yksi pitkä sotku. Ydintiimikuvaus voi olla ihan CV vähän pelkistettynä, esim koulutus ja kokemus lyhyesti.

Avainluvut

Avainluvut-osio on ehkä ärsyttävin koko hakemuksessa koska se vaatii aika vaikeita oletuksia ja mikäli sen haluaa täydelliseksi sinun olisi jo tullut päättää esimerkiksi mikäli aiot aktivoida kulut tai et. Tämä ei vaan yksinkertaisesti tule menemään oikein. Joku viisas mies sanoi joskus “All models are wrong, but some are useful”, joten tee tästä useful. Tee siis tämä niin hyvin kuin pystyt ja vältä täysin ristiriitaiset tai liian hullut menestysluvut. Ajatuksena on että tiedät suunnilleen mihin suuntaan olet menossa. Jos olet alkuvaiheessa on ehkä epätodennäköistä että vuoden lopussa teet miljoonaan liikevoiton. Jos nostat sijoituksen sijoitetun vapaan pääoman rahastoon (yleensä näin tehdään) älä merkkaa sitä Osakepääoman puolelle vaan “Sijoitukset omaan pääomaan”. Osakepääoma on tällöin yleensä 2 500 EUR.

Kirjanpitoajo

Kirjanpitoajon tarkoitus on katsoa muun muassa onko yhtiölläsi pääomaa. Mikäli pääoma on menetetty Business Finland ei rahoita projektia. He voivat silti tehdä ehdollisen päätöksen jossa rahoitus onnistuu mikäli menetetty pääoma korjataan heidän asettamassa määräajassa. Pidä siis aina huolta siitä että pääomasi on plussalla. Se ei ole early-stage startupissa aina niin helppoa kun tulopuolta ei välttämättä ole. Suosittelen kaikille startupeille tilitoimistoa jo aikaisessa vaiheessa. Näin pidät paperit kunnossa ja säästät tulevaisuudessa paljon aikaa.

Kasvuvisio

Tässä voit esimerkiksi käydä läpi viimeisen 9-12kk tractionia pohjaksi ja rakentaa siitä johdonmukaisen ja uskottavan kasvutarinan. Kertokaa varsinkin miten aiotte kasvaa ja miksi juuri tällä tavalla. Mikäli olette jo tehnyt aikaisempia projekteja kertokaa miten tämä projekti on jatkumo ja miten se auttaa luonnollisella tavalla viedä projektianne eteenpäin. Esimerkiksi:

T&K – valmistimme front-end osan tuotteestamme
T&K II – pilotoimme front-endin uudella markkinalla ja jatkokehitimme frontia ja backia.
T&K III – tämän projektin tavoite on hyödyntää jo olemassaolevaa teknologiaa ja viedä se uusille platformeille ja markkinoille.

Liittyen itse numero-osioon voit laittaa mikä mielestänne on realistista mutta katsokaa että esimerkiksi työpaikat ja henkilömäärät eivät ole täysin epäsynkassa. Vaikka Instagram myytiin miljardilla Facebookille kolmellatoista työntekijällä se ei välttämättä ole niin yleistä. Joten täytä numerot harkiten.

Projektin tavoitteet

Tässä osiossa kannattaa pitää kieli oikein suussa eikä lähteä niin sanotusti keulimaan. Business Finland tarkistaa seuraavassa hakemuksessa viime projektin tulokset joten pitäkää tavoitteet realistisina mutta kuitenkin sellaisina että niissä on vähän haasteita. Yleensä jos laittaa liian vaisut tavoitteet, tai varsinkin epäselvät sellaiset, käsittelijät ilmoittaa asiasta, mikä luonnollisesti on hyvä juttu. Olemme itse monesti sopineet realistisista tavoitteista yhdessä Business Finlandin kanssa palaverin aikana.

Esimerkkejä:
– 3 diiliä kansainvälisten toimijoiden kanssa
– 20 000 EUR liikevaihto
– 500 000 EUR rahoitusrundi

Vaikutus liiketoimintaan

Vaikka kysymysten määrä saattaa peloittaa ei tässäkään tarvitse lähteä selittelemään turhia. Pidä vastaukset selkeinä ja ytimekkäinä. Muista että vastapuolella käsittelijä on ihminen. Kaikki näkee läpi turhanpäiväsen lässytyksen. Keep it simple. Nämä kaikki asiat pystyy kirjoittamaan alle 1 000 merkillä.

Sama koskee kyvykkyydet/osaamiset osioon.

Toteutus

Tässä osiossa asetat muun muassa suunnitellun aikataulun. Riippuen projektin laajuudesta se voi olla 3-12 kk. Mikäli huomaat projektin aikana että hommat venyy, aikataulua voi muuttaa ilmoittamalla siitä Business Finlandille. Samalla tavalla toimii mikäli hoidatte hommat nopeammin. T&K projekteissa on mahdollista saada välirahoitus. Se tarkoittaa että voit aluksi nostaa 30% lainan määrästä ennakkoon, sen jälkeen projektin aikana 40% ja loput loppuraportin jälkeen. Kassavirta projektin aikana on yleensä start-upille tervetullutta joten suosittelen väliraportin jättämistä mikäli projekti on pidempi kuin 3-4 kuukautta.

Projektisuunnitelman voitte tehdä joko itse tai käyttää Business Finlandin mallia. Minun mielestä BF:n mallipohja on vähän tylsä joten suosittelen että teette vähän kivemman, visuaalisemman suunnitelman joka on vastaanottajan helpompi havainnoida ja käydä läpi. Muistakaa että toisella puolella on toinen ihminen, mikäli teette asiat helpoksi heille, se ei ainakaan voi olla haitallista.

Budjetti ja rahoitus

Riippuen projektista kustannusarviot vaihtelee ja tilien määrä on eri. Täyttäkää alvittomat summat kustannusarvioon kokonaisuudessaan. Mikäli esimerkiksi projektin aikana huomaatte että ostettavat palvelut ovatkin enemmän kuin kustannusarviossa mutta rahapalkat pienemmät koska olettekin ulkoistaneet kehityksen tältä osin, on täysin ok, mikäli siitä ilmoittaa välittömästi käsittelijälle.

Joskus yrityksellä ei ole vielä rahoitusta, vaan ollaan neuvotteluissa sijoittajien kanssa. Tällöin täytät rahoittajat hakemukseen ja valitset valikosta “Neuvotellaan”. Tässä tapauksessa BF voi antaa niin sanotun ehdollisen päätöksen jolloin rahoitus myönnetään mikäli sijoitukset toteutuu. Ehdollinen päätös on loistava tapa käyttää neuvotteluissa sijoittajien kanssa. Mikäli pystyt näyttämään että heidän sijoituksensa lisäksi BF rahoittaa, se pienentää sijoittajien riskiä koska resursseja ja ”runwayta” (elinaikaa) on enemmän.

Pro tip
Jätä aina hakemus sisään mahdollisimman pian mikäli näet todennäköisenä että rahoitusneuvottelut onnistuu. Älä jää odottamaan. Kustannukset projektista voit nimittäin jo sisältää projektiin hakemuksen lähettämispäivänä. Eli mikäli laitat hakemuksen sisään 3.10.2018 kaikki kulut tästä päivästä lähtien voidaan sitoa projektiin siltä osin kun ne kuuluu projektin piiriin. Kaikki käytetty raha tästä päivästä lähtien on siis ”leveroitavissa”. Älä jää siis odottamaan.

Yhteenveto ja lähetys

Suosittelen aina jättämään hyvän näköisen business planin tai pitch deckin muiden dokumenttien lisäksi. Se lisää uskottavuutta. Mikäli sinulla on jo valmis demo ja hyvän näköinen video siitä, laita liitteeksi. Kaikki asiat jotka visualisoi tekemistä ja tukee hakemustanne on hyväksi.

Onnea matkaan!